No agendamento automático pelo WhatsApp, um agente de IA conectado à agenda da empresa (como a Google Agenda) entende o pedido do cliente, consulta os horários livres, oferece as opções e marca o horário escolhido, na própria conversa. Depois, envia confirmação e lembrete, e permite remarcar ou cancelar. Funciona 24 horas e respeita as regras do negócio: duração de cada serviço, profissionais, intervalos e antecedência mínima.
Como funciona
- O cliente escreve do jeito dele: "tem horário quinta à tarde?".
- O agente entende o pedido, consulta a agenda e oferece duas ou três opções livres.
- O cliente escolhe; o horário é marcado na agenda na hora, com nome e telefone.
- A confirmação vai na conversa; perto da data, o lembrete.
- Se precisar remarcar, o cliente pede na mesma conversa, e o horário é liberado para outra pessoa.
Regras que o agendamento respeita
- Duração de cada serviço ou tipo de atendimento.
- Profissionais, salas ou unidades diferentes.
- Intervalos entre atendimentos e horários de almoço.
- Antecedência mínima e limite de dias para agendar.
- Informações que precisam ser coletadas antes (convênio, endereço, motivo).
Confirmação, lembrete e faltas
Boa parte das faltas acontece por esquecimento. Uma confirmação no momento do agendamento e um lembrete perto da data, com a opção de remarcar em uma mensagem, ajudam a reduzir horários vagos. Quando alguém cancela, o horário volta a ficar disponível para outros clientes.
No WhatsApp oficial, lembretes enviados fora da janela de 24 horas usam modelos de mensagem aprovados pela Meta e podem ser cobrados. Veja quanto custa um agente de IA.
Conversa ou link de agendamento?
Links de agendamento funcionam, mas tiram o cliente da conversa, pedem cadastro e não respondem dúvidas. No agendamento pela conversa, o cliente tira a dúvida, escolhe o horário e confirma sem sair do WhatsApp, o que costuma reduzir desistências no meio do caminho.
O que é preciso
- WhatsApp da empresa na API oficial.
- Uma agenda que o agente consiga consultar: a Google Agenda tem integração direta; sistemas de gestão dependem de oferecer integração (API).
- As regras do seu agendamento, definidas com clareza.
Na Varto
O agente de IA para atendimento no WhatsApp agenda direto na Google Agenda, confirma e remarca, e passa para a equipe o que precisa de uma pessoa. A Varto configura as regras do seu negócio e acompanha depois.
